Il nostro primo retreat aziendale: come lo abbiamo organizzato e perché continueremo a farlo

Abbiamo organizzato il retreat nelle giornate dell’11 e 12 Ottobre con l’obiettivo di dedicare la maggior parte del tempo a stare insieme e svolgere attività di team building, visto il tanto tempo trascorso senza vederci di persona. Dovevamo recuperare il tempo perduto, conoscere le persone che sono entrate nel team nell’ultimo anno, e passare insieme del tempo di qualità per rafforzare lo spirito di squadra.

Sono stati due giorni intensi, ricchi di emozioni e divertimento, in cui abbiamo cercato di trovare un equilibrio tra attività di svago, momenti di team building ma anche sessioni di pair programming.

Quello che vedi qui sotto è il programma delle attività, suddiviso per le due giornate, che adesso vedremo insieme nel dettaglio.

Durante la prima giornata di retreat, dopo una buona colazione, le presentazioni con chi ancora non avevamo avuto modo di conoscere, due chiacchiere e qualche minuto per ambientarsi nel nuovo ufficio per chi ancora non era venuto in sede, l’attività principale che ha occupato la mattina è stata il workshop sulla Sindrome dell’Impostore.

La Sindrome dell’Impostore è una condizione psicologica per cui tendiamo a non sentirci all’altezza della situazione, a dubitare delle nostre capacità e competenze e di conseguenza a sminuire i traguardi raggiunti. In ambito lavorativo è un aspetto che ha un forte impatto sulla decisione di cogliere o meno un’opportunità, su come tendiamo a vivere la gestione del lavoro, e il contributo che una persona può dare su un progetto. Essere a conoscenza dell’esistenza di questa condizione aiuta ad essere consapevoli di queste dinamiche e soprattutto a disinnescarle.

Il workshop è iniziato con un parte introduttiva in cui Sabrina ha dato qualche accenno teorico sul fenomeno spiegando di cosa si tratta, quali sono i “sintomi”, e quali sono le dinamiche in cui si manifesta.

Alla parte teorica, è seguita una parte pratica guidata da Fiorella che ha visto più fasi:

1. Ad ognuno e ognuna di noi è stato chiesto di presentarsi dicendo chi siamo e quali sono i nostri hobby e passioni.

2. Finito il giro di presentazioni, Fiorella ci ha guidato nel vivo della seconda attività: prendere penna e post it e scrivere dei complimenti che ci piacerebbe ricevere o che vorremmo fare ad altre persone, non solo in ambito lavorativo, ma anche nel contesto della propria sfera di vita personale. Una volta scritti, li abbiamo attaccati tutti sulla lavagna.

3. Nella fase successiva abbiamo letto e commentato ogni post-it. È nato così un confronto che ha generato un intenso scambio di riflessioni su quanto poco spesso riconosciamo a noi stessi e agli altri i propri “meriti”. Anche dire semplicemente “grazie per il tuo lavoro”, “grazie per il tuo aiuto” alimenta sia l’autostima di chi riceve quel complimento, che si sente apprezzato, riconosciuto e utile, ma rafforza anche le dinamiche di team working. Una volta commentati tutti i post-it, tramite dot-voting abbiamo votato quelli con i complimenti che ci sono piaciuti di più.

4. Nello step finale del workshop, Fiorella ci ha incaricato prima di scegliere una persona del team con cui collaboriamo ogni giorno e di rivolgerle un complimento; e infine, di fare un altro giro di complimenti con chi invece ci troviamo meno spesso a collaborare.

Nel corso delle due giornate di retreat abbiamo riservato del tempo al cosiddetto Working time, ovvero al controllo di task e urgenze sui progetti di clienti che, nonostante avessimo deciso di prenderci queste due giornate per noi, non potevamo lasciare a loro stessi. In particolare, abbiamo cercato di sfruttare questo tempo per organizzare sessioni di pair programming. Da un po’ di tempo, ormai, il lavoro che svolgiamo in produzione è organizzato in micro-team per progetti. Il retreat è stato un momento prezioso per far interagire questi team finalmente dal vivo, in modo da creare la possibilità di scambiare conoscenze, confrontarsi e anche supportarsi sui task o sugli aspetti più ostici del progetto. Quotidianamente facciamo sessioni di pair programming, a distanza, ma avere l’opportunità di farlo anche dal vivo è qualcosa che contribuisce a rafforzare lo spirito di squadra, l’armonia e l’affiatamento del team.

La retrospettiva sul full-remote working è stata l’attività principale della seconda giornata. Dopo tanto tempo, ci siamo ritrovati riuniti nello stesso posto, e l’occasione di fare una retrospettiva su ciò che sta funzionando o meno nei nostri flussi di lavoro da remoto era troppo ghiotta per rinunciarvi.

Prima di buttarci nella retrospettiva vera e propria, Fiorella ci ha coinvolto in un’attività rompighiaccio, anche con l’obiettivo di farci conoscere ancora di più tra di noi. Abbiamo gonfiato dei palloncini, sopra i quali abbiamo dovuto disegnare il nostro stato d’animo in quel preciso momento. Non solo, fatto questo, a turno ci siamo rivolti delle domande/curiosità per conoscerci meglio. C’è anche chi, colto alla sprovvista, e non sapendo cosa chiedere, ha tentato di fare trabocchetti chiedendo qual è la capitale della Svezia! :)

Finita questa attività, siamo entrati nel vivo della retrospettiva per cui abbiamo adottato il framework Worked well - Kinda worked - Didn’t work. Ci siamo presi dei minuti per riflettere su cosa sta funzionando, cosa sta funzionando abbastanza, e cosa invece non sta proprio andando bene e abbiamo trasferito tutto sui post-it. Fatto questo, li abbiamo posizionati sulla lavagna nelle relative colonne. A questo punto, ognuno ha commentato e spiegato i propri post-it; in questo modo si è creato un confronto da cui sono nate riflessioni, spunti e nuove idee da mettere in atto per migliorare il nostro flusso di lavoro da remoto. Per finire, abbiamo fatto un dot voting per capire quali istanze erano sentite con più urgenza e decidere su quali lavorare per prime.

Un esempio? È venuto fuori che mai come adesso dobbiamo impegnarci per ritagliarci degli spazi per socializzare tra di noi, sia da remoto che dal vivo, perché per molti di noi l’assenza di occasioni per relazionarsi in presenza è molto sentita, e che ad esempio gli appuntamenti online che abbiamo iniziato ad organizzare, i Camera Café, stanno funzionando molto bene. Ma la retrospettiva ha riguardato moltissimi altri aspetti, come le modalità in cui collaboriamo a distanza, la gestione dei task, le riunioni, gli allineamenti sui percorsi di formazione interna e tantissimo altro.

Commentare ogni singolo post-it, confrontarsi e riflettere insieme è stata un’attività lunga che ha impegnato tutta la mattina e una parte del pomeriggio, ma è stata sicuramente necessaria per capire quali sono gli aspetti che dobbiamo migliorare attraverso i feedback delle persone che vivono l’azienda ogni giorno.

Questa è stata la nostra esperienza da cui ci portiamo a casa una certezza: continueremo ad organizzare retreat aziendali. Ormai, con il 2023 alle porte e una pandemia alle spalle, sono noti ai più i vantaggi del remote working, e sono anche il motivo per cui abbiamo scelto questa modalità di lavoro. Allo stesso tempo, sono conosciuti anche gli aspetti più critici, primo tra tutti quello relazionale. Lavorare a distanza richiede una certa attenzione su questo tema affinché non vengano compromesse la costruzione di relazioni solide all’interno dei team, la creazione di un sano spirito di squadra e un buon clima aziendale.

Quindi, continueremo ad organizzare retreat aziendali perché sono un ottimo strumento di gestione del remote working e nello specifico per:

• conoscerci, coltivare e rafforzare le relazioni all'interno del team con l'obiettivo di incentivare la collaborazione, il team building e creare un ottimo spirito di squadra;
• rinsaldare il clima di accoglienza e armonia che si respira tra chi già lavora in azienda e trasmetterlo a chi entra a lavorare con noi;
• favorire lo svolgimento di attività collettive e percorsi di crescita in comune, con l'obiettivo principale di scambiare conoscenze, confrontarsi e ampliare le prospettive; stare semplicemente insieme…e avere una scusa in più per bere e mangiare! ;)